تبسيط العمليات وإجراءات العمل

المقدمة
تتمحور هذه الدورة التفاعلية حول مبدأ "العودة إلى الأساسيات"، وهو نهج يُمكّن المؤسسات من معالجة التحديات المعقدة التي تعيق الأداء والإنتاجية. تم تصميم هذه الدورة خصيصًا لمساعدة المشاركين على تبسيط العمليات والإجراءات المؤسسية من خلال إزالة التعقيدات، والقضاء على الهدر، وتوحيد الإجراءات، واستغلال الفرص المتاحة للأتمتة.

تركّز الدورة على تزويد المشاركين بأفضل الممارسات العالمية في هذا المجال، بالإضافة إلى تعريفهم بأسباب التعقيد التنظيمي وكيفية معالجته بأساليب عملية قابلة للتطبيق. يتعلم المشاركون استخدام أدوات فعالة لتخطيط وتحليل الإجراءات، وتحديد مواضع التحسين، وتطبيق أساليب التفكير الرشيق (Lean Thinking) لتحسين الكفاءة. كما توفر الدورة فرصًا عملية لتجريب الأدوات والنماذج بشكل مباشر، مما يُسهم في نقل هذه المهارات إلى بيئات عملهم وتحقيق نتائج ملموسة وسريعة.

الفئات المستهدفة

• المديرون والمشرفون المسؤولون عن تطوير الأداء المؤسسي.
• الموظفون المعنيون بتصميم وتطوير وتبسيط إجراءات العمل.
• المستخدمون النهائيون للعمليات والإجراءات داخل المؤسسة.
• جميع العاملين الراغبين في رفع كفاءتهم وتحسين إنتاجيتهم من خلال تبسيط العمليات.

الأهداف التدريبية
بنهاية هذا البرنامج التدريبي، سيتمكن المشاركون من:

• فهم المبادئ الأساسية للتصميم المؤسسي ودورها في تقليل التعقيد التنظيمي.
• إدراك تأثير السياسات والإجراءات المعقدة على أداء المؤسسات.
• استخدام أدوات تحليل وتوثيق العمليات مثل خرائط التدفق والمخططات التنظيمية.
• المقارنة بين أدوات التبسيط المختلفة واختيار الأنسب منها لتنفيذ التغييرات المؤسسية.
• تحليل وتوزيع المهام بشكل فعّال بين أفراد الفرق والوحدات المختلفة داخل المؤسسة.
• إدراك العلاقة بين تصميم أماكن العمل وكفاءة أداء العمليات، وتأثير التخطيط المكاني على الإنتاجية.

الكفاءات المستهدفة

• التفكير بمنهجية التبسيط.
• مهارات تخطيط وتصميم العمليات والإجراءات.
• تحليل الهدر التنظيمي وتقليصه.
• الفهم العميق للتصميم المؤسسي.
• تحسين الإنتاجية من خلال أدوات وتقنيات عملية.
• تطوير مهارات التبسيط وإعادة تنظيم العمليات.

محتوى الدورة

الوحدة الأولى: العملية الإدارية والتصميم المؤسسي

• العلاقة بين التخطيط المؤسسي والرقابة الإدارية.
• المؤثرات على التنظيم وصياغة الإجراءات المؤسسية.
• مفاهيم التخطيط وأثره في رفع مستوى الأداء المؤسسي.
• تصنيفات الخطط التنظيمية وأنواع التحكم والمراقبة.
• مبادئ التصميم المؤسسي وأهميتها في بناء هيكل تنظيمي فعال.
• خطوات إعداد وتصميم المخطط الهيكلي التنظيمي.
• أخطاء شائعة في تصميم الهياكل التنظيمية وكيفية معالجتها.

الوحدة الثانية: السياسات والإجراءات

• المفاهيم الأساسية للسياسات والإجراءات المؤسسية.
• الأهداف المرجوة من تطبيق إجراءات العمل المنهجية.
• مؤشرات وجود إجراءات معقدة وأثرها السلبي.
• تعريف تبسيط الإجراءات وأهدافه في تسريع العمليات وتحسين الجودة.
• خطوات تطوير الإجراءات لتحقيق الكفاءة والفعالية.
• تعريف الإنتاجية، أسباب تدنيها، وآليات تحسينها بشكل منهجي.

الوحدة الثالثة: أدوات تحليل وتبسيط وتحسين الإجراءات

• منهجية متكاملة لتحليل وتبسيط وتحسين الإجراءات المؤسسية.
• خطوات اختيار الإجراءات المستهدفة وإجراء تحليل شامل للبيانات.
• أدوات التقييم والاقتراحات التحسينية وتطبيق التعديلات.
• أنواع مخططات العمليات والإجراءات، وفوائد كل منها.
• استخدام خرائط العمليات التفصيلية لتحديد الهدر والازدواجية.
• مبادئ التفكير الرشيق (Lean Thinking) وتحديد مصادر الهدر الثمانية.
• أدوات منهجية S5 لتنظيم بيئة العمل.
• استخدام SIPOC في تحليل العمليات من منظور شامل.
• تدقيق العمليات باستخدام رسم السلحفاة البياني.
• تطبيق نموذج Shell ESSA في تبسيط الإجراءات.
• تقنيات الرسم البياني متعدد الأعمدة وتحليل سير العمل.
• الابتكار في التبسيط ودور الثورة الصناعية الرابعة (Industry 4.0) في تطوير العمليات.

الوحدة الرابعة: مفهوم مخطط توزيع العمل

• إعداد وتحليل مخطط توزيع العمل بين الموظفين.
• إعادة توزيع أعباء العمل لضمان التوازن والكفاءة.
• توثيق المهام والأدوار لتقليل التكرار وضمان تكامل الجهود.

الوحدة الخامسة: تبسيط التصميم وتحليل مواقع العمل

• استخدام مخطط "السباغيتي" لتحليل تصميم مواقع العمل ومسارات الحركة.
• تحليل توزيع المكاتب والمساحات وتأثيرها على كفاءة العمليات.
• إعادة تصميم المكاتب ومناطق العمل باستخدام مخططات دقيقة لتحسين الأداء وتقليل الوقت الضائع.